Assistante Digitale,
une Assistante 2.0

Par Nathalie, 12 mai 2020

Le travail à distance connaît un succès grandissant et le métier d’assistante virtuelle a le vent en poupe. Avec un statut de freelance, les rapports de l’assistante avec son employeur ne sont plus purement hiérarchiques, mais s’apparentent davantage à une collaboration qui rend la relation plus harmonieuse et plus productive, et donc plus satisfaisante pour tous.

Il faut que je te précise que je n’aime pas la dénomination de ce métier et que je lui préfère Assistante Digitale.

Assistante Virtuelle renvoie plus à un robot et surtout, tend à déshumaniser la fonction. Aussi, “Assistante Digitale” est beaucoup plus pertinent, surtout pour une activité qui va devoir complètement digitaliser ses tâches pour répondre à une demande en hausse dans ce domaine !

Vision du métier

Le métier d’assistante digitale est celui d’une assistante administrative, à la différence près qu’elle n’est pas sur place, mais travaille à distance, souvent depuis chez elle. Elle travaille pour une seule personne, une équipe ou différents employeurs.

Mais quelles sont ses tâches ?

Les tâches de l’assistante digitale dépendent des responsabilités qui lui sont confiées. Elle peut se limiter au travail de secrétariat ou devenir le véritable bras droit de la personne qu’elle assiste.

Ses tâches sont variées. Elle se charge du secrétariat du quotidien : répondre aux appels téléphoniques, gérer les rendez-vous et les agendas, rédiger et envoyer des courriers mails et postaux, prendre des notes, rédiger des mémos et comptes rendus, etc.

L’assistante peut également être responsable des déplacements pour lesquels elle gère l’organisation du voyage avec les réservations des billets et les correspondances, ainsi que l’hébergement.

La gestion des supports numériques peut être confiée à l’assistante. Elle assure l’enrichissement du site Internet et des réseaux sociaux en ajoutant des contenus, en répondant aux demandes, etc. Selon l’ampleur du travail, elle peut tout gérer elle-même ou déléguer à des rédacteurs et/ou à un community manager.

Ses compétences en techniques digitales sont essentielles.

Enfin, l’assistante digitale peut être intégrée au service client et au service après-vente pour lesquels elle gère toutes les demandes et effectue le suivi administratif.

Le quotidien d'une Assistante Digitale

Il n’existe pas de quotidien type d’une assistante, car il dépend de son ou ses employeurs. 

Il lui revient de s’organiser en fonction des tâches à remplir et du contrat qu’elle a signé. Soit elle doit traiter une masse de travail dans un temps imparti et elle organise son emploi du temps comme elle l’entend, soit elle doit respecter des horaires pendant lesquels elle doit être au travail et répondre à toute sollicitation.

Elle sait concilier vie pro/perso

L’assistante digitale doit faire preuve d’un excellent sens de l’organisation pour concilier sa vie personnelle et sa vie professionnelle. 

Grâce à cela, elle dispose de plus de liberté pour gérer ses affaires personnelles.

Qui sont ses clients ?

Les clients de l’assistante digitale sont extrêmement variés, car tout type d’entreprise peut en avoir besoin. 

Il peut s’agir de médecins ou de tout autre professionnel de la santé pour lesquels elle prend les rendez-vous et gère le suivi administratif. Les TPE et les artisans ont besoin d’une assistante virtuelle pour répondre aux clients et rédiger les devis. De nombreux indépendants ont aussi besoin de ses services. Les entrepreneurs doivent pouvoir se concentrer sur leur développement de leur affaire et ont besoin de déléguer. 

Tout le monde peut recourir à une assistante digitale.

 

Un métier d'avenir

L’assistanat virtuel est indubitablement un métier d’avenir. 

Travailler à distance permet de gagner du temps et de l’argent, tant pour l’employeur que pour l’assistante digitale. 

C’en est fini des déplacements coûteux et chronophages et des locations onéreuses de bureaux, mais la qualité et efficacité de travail demeurent, en bénéficiant en prime d’une meilleure qualité de vie

Les événements récents ont permis de mettre en lumière des métiers, comme celui d’assistante à domicile et ont surtout redoré l’image du télétravail

Eh oui, bien souvent, l’imaginaire collectif tend à penser que travail à domicile est égal à ne pas faire grand-chose !

Les activités digitales sont en forte hausse. Tous les indicateurs mettent cette progression en avant.

Les entrepreneurs qui lancent leur activité en ligne actuellement, vont avoir besoin de collaboratrices efficaces et parfaitement rodées.

Est-ce qu'il faut se former pour se lancer ?

Devenir assistante digitale ne s’improvise pas, car les compétences nécessaires sont multiples et variées. Avant tout, l’assistante digitale doit choisir son statut et créer son entreprise. Elle doit ensuite savoir où, comment et à quel prix vendre ses services.

L’assistante doit maîtriser les aspects technologiques, marketing, avec les différents logiciels de travail du quotidien, mais aussi de communication avec son employeur et les clients. 

Véritable couteau suisse, l’Assistante 2.0 sait tout faire (ou presque). Elle est ainsi parfaitement à l’aise avec le monde du web et les outils du digital.

Le travail de secrétariat demande de très bonnes bases en français, souvent aussi en anglais et/ou dans d’autres langues, à l’oral comme à l’écrit. 

Il faut connaître les codes de la correspondance pour rédiger des courriers formels et professionnels. Elle doit savoir parfaitement communiquer par mail et maîtriser les bases de l’emailing.

L’autodiscipline et le sens de l’organisation ne sont pas forcément innés et des formations permettent de mieux maîtriser la gestion du temps et du travail. 

Elles abordent également les relations professionnelles avec les employeurs et comment développer son propre réseau, notamment au travers des réseaux sociaux.

Je t’aide à devenir une assistante qui réussit !